Beberapa Masalah yang Sering Terjadi atas Pencatatan Secara Manual dan Terpisah Pembimbingan Tugas Akhir Mahasiswa (Skripsi, Tesis, Disertasi):

DOSEN PEMBIMBING 1 DAN DOSEN PEMBIMBING 2 TIDAK DAPAT SALING MENGETAHUI. Oleh karena pencatatan dilakukan secara manual melalui kertas lembar bimbingan yang terpisah, sesama Dosen Pembimbing tidak dapat saling mengetahui progres bimbingan mahasiswa bimbingannya secara realtime. Dosen Pembimbing 1 harus bertanya dan meminta info terlebih dahulu kepada mahasiswa terkait progres bimbingan dengan Dosen Pembimbing2, begitu juga sebaliknya.
TIDAK TERPANTAU OLEH KAPRODI DAN TENAGA KEPENDIDIKAN. Pencatatan secara manual dan terpisah atas proses bimbingan, menyebabkan Ketua Program Studi dan Tenaga Kependidikantidak dapat memperoleh informasi secara real-time sejauh mana pengerjaan tugas akhir (Skripsi, Tesis, Disertasi) setiap mahasiswa. Kegiatan pemantauan pengerjaan tugas akhir mahasiswa tidak dapat dilaksanakan. Jikapun dilakukan kegiatan pemantauan, Kaprodi dan Tenaga Kependidikan hanya berangkat dari keterangan lisan saja, tidak dapat melihat langsung dokumen pengerjaan terakhir mahasiswa oleh karena proses bimbingan yang terjadi merupakan komunikasi dua arah langsung antara mahasiswa dan Dosen Pembimbing pada perangkat pribadi mereka, yaitu handphone mereka masing-masing.
RIWAYAT PERCAKAPAN MAHASISWA DENGAN DOSEN PEMBIMBING SERTA FILE BIMBINGAN SERING HILANG. Pada umumnya, percakapan Mahasiswa dengan Dosen Pembimbing dilaksanakan melalui aplikasi Whatsapp. Bilamana perangkat handphone Mahasiswa atau Dosen Pembimbing rusak dan harus direset, maka Mahasiswa atau Dosen Pembimbing akan mengalami kehilangan riwayat percakapan serta file-file dokumen bimbingan. Ini akan menjadi persoalan bilamana riwayat percakapan diperlukan untuk ditunjukkan.
MENJADIKAN PERANGKAT HANDPHONE DOSEN SELALU SIBUK DAN PENUH. Percakapan proses bimbingan yang dilakukan dengan aplikasi Whatsapp membuat perangkat handphone Dosen dan juga Mahasiswa menjadi selalu sibuk dan penuh dengan file.
KRONOLOGI BIMBINGAN TIDAK DAPAT SALING DIKETAHUI. Catatan kronologi bimbingan yang memuat log waktu aktivitas Mahasiswa dalam mengajukan bimbingan dan log waktu Dosen Pembimbing dalam meresponnya, sekaligus juga file-file dokumen yang terkaitdengannya, merupakan hal terpenting yang dibutuhkan oleh semua pihak untuk mengetahui keaktifan mahasiswa dalam melaksanakan bimbingan, serta untuk mengetahui berapa lama Dosen Pembimbing dalam memberikan respon atas bimbingan yang diajukan oleh mahasiswa. Hal ini sangat diperlukan untuk mengusut bila terjadi mandegnya bimbingan atas seorang mahasiswa. Dua hal yang selalu menjadi kemungkinan adalah tidak aktifnya mahasiswa dalam proses bimbingan atau lambatnya Dosen Pembimbing dalam memberi respon. Pencatatan manual secara terpisah yang dilakukan dengan komunikasi Whatsapp sangat sulit menyelesaikan bila hal ini terjadi.
SERING LUPUTNYA PENENTUAN DOSEN PEMBIMBING ATAS MAHASISWA. Sering terjadi suatu keluputan bahwa seorang mahasiswa tidak kunjung ditentukan dan tidak kunjung mendapatkan Dosen Pembimbing oleh Program Studi. Ini terjadi karena pengelolaan dilakukan secara manual, tidak ada sistem informasi yang digunakan, sehingga bilamana keluputan terjadi naru dapat diketahui bilamana mahasiswa melapor saja.
DISKONTINUITAS INFORMASI KETIKA TERJADI PENGGANTIAN DOSEN PEMBIMBING. Dapat terjadi bahwa seorang mahasiswa mengalami pergantian Dosen Pembimbing. Namun oleh karena pencatatan bi,bingan dilakukan secara manual dan terpisah, dan komunikasi dilakukan pada perangkat handphone masing-masing, Dosen Pembimbing pengganti (Dosen Pembimbing yang baru) sama-sekali tidak memiliki catatan informasi riwayat bibmbingan yang dilaksnakan oleh Dosen Pembimbing sebelumnya.
PENGHITUNGAN DAN PEMBAGIAN BEBAN DOSEN PEMBIMBING TIDAK AKURAT. Pasti dibutuhkan informasi tentang dosen siapa saja yang bertindak sebagai Dosen Pembimbing; berapa jumlah mahasiswa bimbingan setiap Dosen Pembimbing; di Program Studi mana saja; bertindak sebagai Dosen Pembimbing 1 ataukah Dosen Pembimbing 2; -dengan pencatatan dan pengelolaan secara manual dengan tanpa menggunakan sistem informasi, maka informasi-informasi tersebut akan sangat sulit dihimpun.

SIPTAM: Sistem Informasi Pencatatan Pembimbingan Tugas Akhir Mahasiswa

SIPTAM dirancang khusus untuk mencatat secara tepat proses pembimbingan tugas akhir mahasiswa dari awal (proposal) hingga penyelesaian (naskah akhir perbaikan pasca ujian).

📅

Log Waktu & Aktifitas

SIPTAM mencatat log waktu dan aktifitas mahasiswa dan dosen pembimbing, baik Dosen Pembimbing 1 dan Pembimbing 2, menampilkannya dalam satu format laporan. sehingga dapat diketahui riwayat dan sejauh mana keaktifan mahasiswa dalam bimbingan, dan sejauh mana kecepatan dosen dalam memberikan respon bimbingan.

📝

Catatan Bimbingan Terpusat

Semua catatan bimbingan disimpan secara terorganisir dalam satu platform yang mudah diakses, yaitu pada server web SIPTAM. Oleh karena terpusat, tidak terpisah, maka Dosen Pembimbing 1, Dosen Pembimbing 2, Kaprodi, Tenaga Kependidikan, memiliki akses untuk mengetahui progres bimbingan setiap mahasiswa secara lengkap dan real-time.

📊

Akurasi Penghitungan Beban Dosen Pembimbing

Oleh karena dikerjakan secara komputasi oleh sistem informasi, penghitungan dan pembagian beban Dosen Pembimbing dapat dilaksanakan secara akurat dan merata. Hal ini sangat diperlukan dalam penentuan BKD, Beban Kerja Dosen.

📂

Manajemen Dokumen Terpusat di Server

Semua dokumen bimbingan mahasiswa mulai dari Proposal hingga naskah akhir pasca perbaikan ujian, semua tersimpan dan terarsip di server, disajikan secara kronologis dalam bentuk riwayat. Sehingga dapat ditelusur kembali jika suatu waktu diperlukan, yang sama-sama dapat dilihat oleh Mahasiswa, Dosen Pembimbing 1, Dosen Pembimbing 2, Tenaga Akademik, Kaprodi. Ini menjadikan perangkat handphone dosen dan mahasiswa tidak lagi penuh, oleh karena semua disimpan di server.

🔔

Notifikasi Jumlah Bimbingan

SISTAM dilengkapi dengan fitur pencacah (counter) bimbingan yang dirancang untuk memudahkan pelacakan dan transparansi proses akademik. Fitur ini secara otomatis mencatat dan menampilkan jumlah sesi bimbingan yang telah dilakukan mahasiswa, baik dengan Dosen Pembimbing 1 maupun Dosen Pembimbing 2. Tidak hanya terbatas pada mahasiswa, fitur ini juga dapat diakses oleh Dosen Pembimbing 1, Dosen Pembimbing 2, Kaprodi, dan Administrator, memungkinkan monitoring yang komprehensif dan real-time.

📱

Akses Mobile

Nikmati kemudahan akses sistem SIPTAM secara fleksibel, kapan saja dan di mana saja! Dengan antarmuka yang responsif dan adaptif, SIPTAM dapat diakses dengan optimal melalui berbagai perangkat, mulai dari smartphone, tablet, hingga PC/laptop. Tanpa batasan waktu atau lokasi, Anda bisa mengelola kebutuhan Anda dengan lancar, baik saat di kantor, di lapangan, atau dalam perjalanan. Didesain untuk memberikan pengalaman pengguna yang cepat, ringan, dan konsisten di semua ukuran layar, SIPTAM memastikan produktivitas Anda tetap efisien di segala kondisi.

SIPTAM